Perhatikan Beberapa Hal ini Sebelum Mengirim Email

Dalam dunia kerja yang modern komunikasi tidak semata hanya lewat tatap muka atau menggunakan sarana telepon, masih banyak sarana lain yang bisa digunakan untuk menjalin komunikasi atau menyelesaikan pekerjaan, salah satunya adalah dengan surat elektronik atau email.

Sebenarnya untuk mengirim email itu adalah pekerjaan yang mudah tetapi ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum kamu benar-benar mengirim email tersebut. Jika kamu sembarangan mengirim emaik maka pembaca email itu bisa tidak mengerti dengan apa yang kamu harapkan.

Fasilitas email ini juga tidak hanya tersedia untuk komputer saja, zaman sekarang melalui perangkat ponsel pintar pun kita bisa mengirim atau menerima email dan hanya ada sedikit perbedaan diantara keduanya.

Dalam menyusun sebuah email, sebelum email tersebut dikirim maka ada beberapa hal yang harus perhatikan nah berikut akan saya jelaskan satu per satu.

1. Kemana email itu akan dikirim (pada kolom To: atau Kepada:), biasanya di sini kita masukkan alamat email penerima, biasaanya cukup satu alamat email saja.
2. Kemana atau kepada siapa lagi email ini akan dikirim (pada kolom CC:) CC, itu merupakan singkatan dari Carbon Copy yang dalam surat manual itu artinya tembusan kepada pihak lain yang ada kaitnyya dengan isi email yang akan dikirim tersebut.
3. Ada juga kolom BCC singkatan dari Blind Carbon Copy artinya sama dengan CC tetapi orang tidak bisa melihat alamat email yang kita masukkan ke kolom BCC ini.
4. Kemudian ada Subjek email, subjek ini merupakan ulasan singkat tentang isi email yang akan dikirim, kolom subjek ini diisi dengan kalimat yang seperlunya saja, tidak usah terlalu panjang tetapi bisa sedikit menjelaskan apa isi dari email tersebut.
5. Selanjutnya adalah isi email, pada isi email ini silakan sebutkan paliang atas kepada siapa email ditujukan, mulai dari nama, jabatan dan nama perusahaannya. Kemudian dibawahnya baru kamu tulis isi email dengan lengkap dan jelas supaya tidak ada salah pengertian oleh yang membaca email. Setelah selesai menulis semua isi email maka jangan lupa ucapkan terima kasih.
6. Paling akhir atau paling bawah dari isi email ini adalah tanda tangan atau signature, ada yang sudah terisi otomatis jika sudah disetting sebelumnya atau bisa juga dibuat manual jika belum diatur keluar signature secara otomatis. Fungsi dari signature ini adalah untuk mengetahui siapa yang mengirim email tersebut, apa jabatannya dan lain-lain. Untuk masalah Signature email silakan baca di sini.

Nah setelah selesai menulis isi email, sebelum email dikirim ada baiknya di cek sekali lagi dari awal mulai dari penerima, CC, BCC jika ada, Subjek email dan isi email apakah semuanya sudah benar, nah jika semua sudah benar maka email sudah siap untuk dikirim.

Nah itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum kamu mengirim surat elektronik atau email, semoga bermanfaat.

Kriana Saya hanya orang yang menyempatkan diri untuk menulis tentang apa saja ketika saya sempat menulis, untuk diri sendiri maupun informasi untuk orang lain

Berbagi :